Pflichtschulungen sind mehr als ein Häkchen in der Personalakte – sie sind zentral für Sicherheit, Rechtskonformität und gelebte Verantwortung im Unternehmen. Wer hier den Überblick behält, schützt nicht nur den Betrieb, sondern auch sich selbst.
Doch welche Schulungen sind gesetzlich vorgeschrieben? Wer muss sie absolvieren – und wie oft?
In diesem Beitrag finden Sie die wichtigsten gesetzlichen Schulungspflichten – kompakt, praxisnah und speziell für HR, Führungskräfte und Sicherheitsbeauftragte aufbereitet.
Zur besseren Orientierung erhalten Sie außerdem eine kostenlose PDF-Übersicht mit allen Pflichtschulungen, Zielgruppen und Intervallen.
Warum Pflichtschulungen kein „Nice-to-have“ sind
Verpflichtende Schulungen existieren nicht zum Selbstzweck, sondern sind aus vielen Gründen wichtig. Sie sollen in Unternehmen Risiken weitestgehend minimieren, Unfälle und ihre Folgen verhindern, Haftung vermeiden – und vor allem Mitarbeitende dazu befähigen, im Arbeitsalltag stets sicher und regelkonform zu handeln.
Typische Fragen in der Praxis:
- Welche Schulungen sind gesetzlich vorgeschrieben?
- Welche Mitarbeitergruppen sind betroffen?
- In welchen Abständen sind Schulungen nötig?
- Was ist bei der Dokumentation zu beachten?
- Welche Konsequenzen drohen bei fehlenden Schulungen?
Fehlende Pflichtschulungen können arbeitsrechtliche, strafrechtliche oder versicherungsrechtliche Folgen haben – insbesondere für Führungskräfte und HR-Verantwortliche.
Umso wichtiger ist es, Schulungen strukturiert und nachvollziehbar zu planen – idealerweise mit digitalen Lösungen, die Inhalte rechtssicher und praxisnah vermitteln. UNIVADO bietet hier Unterstützung mit zielgruppenspezifischen Online-Kursen.
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Die wichtigsten gesetzlichen Grundlagen im Überblick
In Bezug auf Pflichtschulungen sind von Unternehmen zahlreiche gesetzliche Vorgaben einzuhalten. Hier ein kurzer Einblick in die relevantesten Rechtsbereiche, die Schulungspflichten enthalten und Führungskräften, HR-Verantwortlichen und Sicherheitsbeauftragen bekannt sein sollten.
1. Datenschutz (DSGVO & BDSG)
Wer im Berufsalltag mit personenbezogenen Daten arbeitet, muss für den Umgang mit personenbezogenen Daten sensibilisiert sein. Diese Schulung ist Pflicht und schult Mitarbeitende in allen Belangen, die im Umgang mit persönlichen Daten zu beachten sind. Die Schulung ist zu Arbeitsbeginn erforderlich und sollte jährlich oder bei Gesetzesänderungen aufgefrischt werden.
2. Arbeitsschutz (ArbSchG, DGUV Vorschrift 1)
Pflicht für alle Mitarbeitenden ist eine Unterweisung zu den Themen Arbeitsschutz, Gefährdungen und Verhaltensregeln am Arbeitsplatz. Geschult werden neue Mitarbeitende oder diejenigen, die innerhalb eines Unternehmens in einen anderen Arbeitsbereich wechseln. Durchzuführen ist die Pflichtschulung mindestens einmal jährlich und bei Veränderungen am Arbeitsplatz sofort.
3. Compliance (z. B. Hinweisgeberschutzgesetz, Korruptionsprävention)
In bestimmten Branchen sind Compliance-Schulungen vorgeschrieben, etwa in Finanzunternehmen. Mitarbeitende, die hier in besonders sensiblen Funktionen tätig sind, müssen regelmäßig alle ein bis zwei Jahre an Schulungen zur Prävention und für den Schutz der Organisation teilnehmen – etwa Führungskräfte und Mitarbeitende in kritischen Funktionen.
4. Produktsicherheit und technische Sicherheit (ProdSG, BetrSichV, Maschinenrichtlinie)
Alle Mitarbeitenden sind jeweils passend zum Arbeitsplatz zu besonderen (Sicherheits-) Richtlinien zu schulen. Zum Beispiel Mitarbeitende in der Produktion und alle, die Maschinen bedienen. In diesen Schulungen wird Wissen häufig theoretisch und praktisch vermittelt. Produktions- und Technikpersonal müssen diese zu Beginn ihrer Tätigkeit absolvieren sowie bei Wechsel an andere Maschinen oder in einen anderen Produktionsbereich.
5. IT-Sicherheit (BSI-Gesetz, ISO 27001)
Administratoren und alle Mitarbeitenden, die einen Zugang zum firmeninternen IT-System haben, sind im Bereich IT-Sicherheit zu schulen. Geschult wird damit zum Thema Cybersecurity, beispielsweise im Umgang mit Mails oder Programmen, die aus dem Homeoffice oder von anderen Arbeitsplätzen auf Firmennetze zugreifen, firmeneigenen Clouds sowie anderen IT-Bereichen, zu denen Unbefugte keinen Zugang erhalten dürfen. Mindestens einmal jährlich sind diese Schulungen Pflicht, bei neu auftretenden Cyber-Bedrohungen auch häufiger.
6. Brandschutz (ArbStättV, DGUV)
Führungskräfte und Brandschutzbeauftragte sind außerdem jährlich oder nach Bedarf in Sachen Brandschutz zu schulen. Geschult wird die Vorgehensweise bei einem akuten Brand im Unternehmen, aber auch die Einhaltung von Brandschutzvorgaben, die Anbringung von Feuerlöschern und Rauchmeldern.
7. Gefahrstoffe (GefStoffV, TRGS)
Mitarbeitende, die an ihrem Arbeitsplatz Kontakt zu Gefahrstoffen haben, sind vor dem Erstkontakt entsprechend zu schulen. Hinzu kommt eine jährliche Auffrischung, bei Arbeitsplatzwechsel mit Kontakt zu anderen Gefahrstoffen auch häufiger. Geschult wird der ordnungsgemäße Umgang mit Gefahrstoffen, deren Entsorgung und alles zum Schutz der eigenen Gesundheit sowie der anderen Mitarbeitenden.
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So behalten Sie den Durchblick: Wer, was, wann?
Für Führungskräfte und HR-Verantwortliche ist es nicht ganz einfach, alle Pflichtschulungen für alle Tätigkeitsbereiche immer im Blick zu haben. Viele Unternehmen verlieren hier schnell den roten Faden. Deshalb haben wir eine kompakte PDF-Übersicht erstellt, die alle gängigen Schulungspflichten auf einen Blick zusammenfasst – inklusive Zielgruppen, empfohlenen Intervallen und rechtlichen Grundlagen.
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Fazit: Rechtssicher schulen – mit System und Weitblick
Pflichtschulungen sind kein Bürokratiemonster, sondern ein zentraler Baustein für Sicherheit, Rechtskonformität und Unternehmenskultur. Wer gut informiert ist, kann Risiken proaktiv begegnen und die Weiterbildungsstrategie gezielt ausrichten. Schulungen stärken zudem das Verantwortungsbewusstsein der Mitarbeitenden und sorgen dafür, dass gesetzliche Anforderungen im Alltag verlässlich eingehalten werden. Mit digitalen Schulungsangeboten – etwa über UNIVADO – lassen sich gesetzlich vorgeschriebene Trainings flexibel und rechtssicher umsetzen. So stellen HR, Führungskräfte und Sicherheitsbeauftragte sicher, dass Schulungspflichten zuverlässig erfüllt werden. Langfristig schützen sie so nicht nur den Betrieb, sondern auch jeden einzelnen Beschäftigten.
Häufig gestellte Fragen
Unser Unternehmen ist auf Beratung, Produktentwicklung und Kundensupport spezialisiert. Wir passen unsere Dienstleistungen an die individuellen Bedürfnisse von Unternehmen in verschiedenen Branchen an und helfen ihnen, in einem wettbewerbsintensiven Markt zu wachsen und erfolgreich zu sein.
Fällt bei einer Kontrolle auf, dass Pflichtschulungen versäumt wurden, kann dies ernsthafte Konsequenzen haben. Es drohen Bußgelder durch Aufsichtsbehörden, im schlimmsten Fall leisten Versicherungen nicht. Oder Versicherungen fordern gezahlte Gelder von Unternehmen zurück, sollte es bei einer Person ohne ordnungsgemäße Schulung zu einem Arbeitsunfall kommen. Neben dem Verlust von Versicherungsansprüchen können Führungskräfte oder die Geschäftsleitung persönlich haftbar gemacht werden, im schlimmsten Fall drohen sogar strafrechtliche Konsequenzen.
Für alle Beschäftigten im Unternehmen gelten die gleichen Regeln. Die Art der Anstellung spielt für die Schulungspflicht keine Rolle. Je nach Einsatzbereich müssen auch Minijobkräfte und Werkstudierende entsprechende Pflichtschulungen absolvieren. So sind etwa Aushilfen im Lager zum Thema Arbeitsschutz zu unterrichten – und zwar schon vor dem ersten Arbeitstag!