Datenschutz steht im digitalen Zeitalter ganz oben auf der Unternehmensagenda. Personenbezogene Daten, die von Unternehmen erhoben werden, müssen ordnungsgemäß verarbeitet werden, um nicht in Konflikt mit der EU-weit geltenden Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu gelangen.

Das ist kein einfaches Unterfangen, schließlich führt bei der Datenverarbeitung kaum ein Weg an externen Dienstleistungsunternehmen vorbei. Ein wichtiges rechtliches Instrument ist hierbei der Auftragsdatenverarbeitungsvertrag (AVV-Vertrag). Er bildet die Grundlage für eine transparente und rechtskonforme Verarbeitung personenbezogener Daten durch externe Dienstleister und stellt beide Parteien vor wichtige Verpflichtungen.

Avv-Vertrag - der rechtliche Rahmen zur Datenverarbeitung 

Was ist der Auftragsdatenverarbeitungsvertrag?

Ein Auftragsdatenverarbeitungsvertrag ist eine vertragliche Regelung zwischen einem Unternehmen, das Daten sammelt, und einem von diesem Unternehmen beauftragten Datenverarbeiter. Der Vertrag stellt die rechtskonforme Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß DSGVO sicher, indem er unter anderem die Pflichten des Auftragsverarbeiters und den Datenschutzstandard festlegt.

Der AVV-Vertrag ist nicht nur eine formale Anforderung, sondern ein zentrales Element des Datenschutzes in Europa. Auf Basis der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) wird sichergestellt, dass personenbezogene Daten nur unter definierten und kontrollierten Bedingungen verarbeitet werden.

Dies ist insbesondere für Unternehmen, die mit Dritten als Auftragsverarbeiter/innen zusammenarbeiten, relevant. In diesem Fall bleibt die Verantwortlichkeit nämlich beim auftraggebenden Unternehmen bestehen. Ohne einen solchen Vertrag könnten Daten unsachgemäß oder unrechtmäßig verarbeitet werden, was zu erheblichen rechtlichen Konsequenzen führen kann.

Unternehmen, die sich nicht an diese Anforderungen halten, setzen sich nicht nur dem Risiko von Bußgeldern aus, sondern riskieren auch den Verlust des Vertrauensihrer Kund/innen und Geschäftspartner/innen. Ein erheblicher Imageverlust steht dann ebenfalls auf dem Spiel.

Zuständigkeiten und Verpflichtungen - die Inhalte des AVV-Vertrags

Der Auftragsdatenverarbeitungsvertrag legt die Rechte, Pflichten und Zuständigkeiten zwischen dem Urheber und dem Verarbeiter von Daten fest. Somit dient der Vertrag als Basis für die rechtskonforme Zusammenarbeit beider Parteien. Folgende Inhalte umfasst der AVV-Vertrag:

• Beschreibung der Datenverarbeitung, Datenarten, Zweck und Zeitraum der Verarbeitung
• Technische und organisatorische Maßnahmen zur Sicherstellung des Datenschutzes
• Rechte und Pflichten beider Parteien für einen hohen Datenschutzstandard.
• Spezifische Maßnahmen und Benachrichtigungsprozesse im Falle einer Datenpanne
• Unterauftragsverhältnisse, die die DSGVO-Konformität von Subunternehmern sicherstellen.

So nutzen Verantwortliche Unternehmen AVV-Verträge optimal

Der Abschluss eines Auftragsdatenverarbeitungsvertrags ist der erste Schritt, um den Datenschutz im Unternehmen DSGVO-konform umzusetzen. Doch damit ist es nicht getan, schließlich muss auch eine ordnungsgemäße Befolgung des Vertrags dauerhaft sichergestellt werden.

Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen sind daher unerlässlich, um Mitarbeitende mit den Anforderungen eines gültigen AVV-Vertrags sowie des Datenschutzes im Allgemeinen vertraut zu machen. Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeitenden daher im Rahmen eines E-Learnings zum Datenschutz auf zeit- und kosteneffiziente Weise rund um den Auftragsdatenverarbeitungsvertrag.

Einmal abgeschlossen, sollte ein Auftragsdatenverarbeitungsvertrags zudem nicht einfach in der Schublade verschwinden. Es ist wichtig, den Vertrag regelmäßig zu überprüfen und ihn bei Änderungen der Rahmenbedingungen sowie der gesetzlichen Anforderungen zu aktualisieren.

Fazit

Der Auftragsdatenverarbeitungsvertrag (AVV-Vertrag) ist ein wichtiges Instrument im modernen Datenschutz. Er legt nicht nur die Grundlage für eine rechtssichere Zusammenarbeit zwischen verantwortlichem und auftragsverarbeitendem Unternehmen, sondern dient auch als Leitfaden für bestmögliche Datenschutzpraktiken.

In einer Zeit, in der Daten als eines der wertvollsten Güter gelten und Datenschutzverletzungen schwerwiegende Konsequenzen haben können, ist es für Unternehmen unerlässlich, faire und transparente AVV-Verträge mit ihren Partner/innen abzuschließen. Dies schützt nicht nur vor rechtlichen, sondern auch vor finanziellen und imagetechnischen Konsequenzen.